著   者：[日]Flanagan裕美子    

责   编：刘艳

译   者：贾耀平                              

字  数：119千

书   号：978-7-5139-2461-0                  

页  数：176

出   版：民主与建设出版社    后浪出版公司                 

印  张：5.5

尺   寸：143毫米×210毫米                    

开  本：1/32

版   次：2019年6月第1版                    

装  帧：平装

印   次：2019年6月第1次印刷                      

定  价：38.00元

正文用纸：轻型   

编辑推荐

 ◎每到星期天晚上就会感到特别的烦躁，只想呐喊：“啊，明天真不想上班！”不知道应该如何与“魔鬼”上司相处？遇到突发状况手忙脚乱？每天都做相同的工作好无聊？下了班觉得生活毫无乐趣？

◎这是一本实用性极高的职场“攻略书”。工作不是日复一日重复相同的内容，不是早出晚归累到无法呼吸，而是打游戏，你只需要升级、通关、完成任务。工作20年的资深秘书手把手教你“升级打怪”，从健康管理到控制情绪，从解决问题到“调教”难缠上司，告诉你夺回人生自主权的高效率职场哲学。

著者简介

FLANAGAN裕美子，国际交流咨询师。出生于1967年。毕业于津田塾大学学艺学部英语学科。曾在信孚银行任职，并开始了秘书的职业生涯。曾在5个日企和外资公司工作，负责8个国家的行政工作。2012年，辞去野村证券亚洲总公司的副会长秘书一职，独立创业。现在，以香港为据点，开展国际沟通和商务咨询工作。

内容简介

当你的上司和你说：“我马上就要和××谈话，立刻给我联系他！”而这个时候上司口中的那个人正在万里之外的飞机上时，你会如何回答你的上司？如何才能让上司满意？

这是一本工作20年的资深秘书的经验总结，也是一本职场升级、通关攻略。在行政秘书的日常工作中，不仅要服务好脾气古怪的顶头上司，还要处理不断出现的难题、怪题。作者将工作看作是角色扮演类的游戏，每天会被系统（上司）分配不同的“任务”。而想方设法完成难以应对工作，就是“完成任务的通关游戏”。与此同时也积累了经验，获得了上`司和同事的信赖。

作者在用风趣幽默的笔锋介绍自己秘书生涯中真实发生的事件的同时，也用最专业的态度告诉我们那些早已知道，却常常没有做好的职场基础小事。比如控制情绪、换位思考、应对突发状况、做会议记录，等等。这些技巧不仅能够让你切实提升工作效率，还能减轻你的工作压力。

读完这本书，你会感到每一天的工作变得快乐有趣，在工作时也会充满活力和自信。

正文赏读

1 掌握顺利完成工作的“基本技能”

01说话术让 5 岁小孩子也能听懂的表达技巧

想想看，是不是自己在和上司或是后辈说话时，在不知不觉中会夹杂英语单词和专业词汇，或者是时不时会使用同龄人才了解的词汇？

这时，你有没有留意对方的反应？对方是否会一脸焦急地问你：“简单来说，到底是怎么一回事？”

我曾经跟随过一位上司，他在说话时总是秉持着“5 岁小孩儿都能听懂”的原则。无论和谁对话，他都不会想当然地认为别人能听懂全部内容。

例如，在介绍一些大家都明白的工作内容时，他也会加上一些说明，同时尽可能地避开专业词汇，甚至还会举出例子方便大家理解。

他也经常跟部下说“请把我当成 5 岁小孩儿来跟我谈工作”。

人总是会有错觉，认为自己理解的东西别人也一定可以理解。让我们先舍弃这个思维定势。

不管谈话的对象是谁，只要我们把他当作“5 岁小孩儿”，就会下意识地用“简单易懂的措辞”来向其解释问题。

只要不断练习，你的沟通能力就能够得到显著提升。关键在于说话时要注意“有耐心”“简单易懂”“紧扣要点”。刚开始时请务必每天尝试一次。

那些能立刻让对方听懂的对话内容会转化为工作成绩，这样它就会成为你的有力武器，和他人沟通时也不会出现障碍。

无论对方是谁，都要秉持着“有耐心·简单易懂·紧扣要点”的原则来展开对话。

02对话有意识地以 YOU（你）为主语

“我很不擅长和别人谈话。我也不知道说什么才好，精神紧张，心怦怦地跳。如果遇到那种合不来的人，心情就更沉重了……”

职场上有很多人总是很发愁应该如何与同事或客户交流。

其实不用担心。我们又不是非要做“谈话高手”，没有必要强迫自己开口说话，其实最重要的是“倾听”。请尝试在谈话时集中精力“倾听”对方的话。

我曾经任职过的一家公司中，有一位上司总是被很多人围着谈这个谈那个。同事、部下等人会不间断地来找他。

说得夸张点儿，他简直连喘口气的时间都没有。即便是刚返回办公室，还没有坐下，就又有人来找他说话了。

为什么大家都想找他说话呢？因为他是领导？不只是这个原因。因为即便是在私下里也常常有很多朋友来找他聊天。

我观察了一段时间后发现了一件事：这位上司在和别人说话时常常会用到很多以 YOU（你）为主语的句子。具体就是这样：

“你是怎么认为的？”

“这个想法真有你的风格。”

“你这个经历真有意思。”

一般来讲，人总是很喜欢和别人讲自己的事情。即便是不擅长讲自己的事的人也很喜欢让他人听听自己的意见，获得他人的认可，而这位上司恰好就是掌握了这一要点，所以大家都很喜欢找他聊天。

当别人主动来跟自己谈话聊天时，就相当于不断有信息主动涌进来，自然也能够收集大量的信息。

从对方口中获得信息的关键在于“认真倾听对方所说的话”。这是最重要的一点。

压抑住想要表达自己的想法的冲动，认真去听对方的意见。“你怎么认为？”“如果是你会怎么办？”，像这样询问对方的兴趣点，把谈话的主角让给对方。

这样一来，不仅你说话的负担就减轻了不少，同时也能给对方带来一个好心情。

不过，一味地听别人讲话，有时也会觉得很痛苦。这时候你可以在某些地方做出相应的附和，或是抓住间隙提出问题，引导谈话的方向，等等，这也是一种倾听方式。

应该将倾听对方的话和自己说话的比例控制在 7∶3。

事前调查对方的情况，能够让谈话变得更加有趣。因为掌握对方的一些情况后，我们提出的问题也会更具有针对性。

同时，对方也会因为你事前的准备而觉得自己受到了重视，会更投入地谈话。这样也可以让谈话变得更加轻松。

将谈话的主角位置让给对方，有关工作的谈话也会变得轻松。

03失误不怕麻烦，反复检查

“怎么回事！为什么犯这种错误！”

就算是像我这样经验丰富的秘书，也常常会被上司这样训斥。其实，人就是如此。越是告诫自己不要出错，不要出错，反而会因为紧张而不断犯错。结果被上司训斥得狗血喷头后，丧失自信心，心情也落到谷底……这简直就是“负面连锁反应”。如果不能立即调整好心态的话，甚至第二天上班也会感到厌烦。

但是，无论被训斥还是被批评，工作是不等人的。这时，我会反复对自己讲以下 4 点：

1. 重新调整日程，分配好时间再开始工作。

2. 制作“清单”，避免失误。

3. 必须要做到“检查三次”。

4. 即使失败也不要感到沮丧。

第一点就是在开始一天的工作前，首先确认自己的工作安排，分配每一项工作的大致时间，把握工作进度。如果后面出现因时间紧张而匆忙完成工作这种情况，也会容易发生错误。因此，合理分配时间十分重要。

第二点的“清单”，就是在纸上罗列出自己在平时工作中容易出现的失误。利用清单，筛选出自己遗漏的问题或是重复犯的错误，等等。虽然我们想要尽量避免犯错，但很多时候很难做到这一点。这时，我们就要利用清单，消灭错误。

第三点的“检查三次”。比如你要提交给上司一份重要文件。首先应该大致浏览一遍，检查内容。第二次要再多花一点时间阅读细节的部分，使用手或笔逐行逐句地阅读，也可以读出声音来检查。

第三次检查之前，先放置个 3~5 分钟去做“其他工作”，然后再进行最终的检查。这里说的“其他工作”可以是打电话，回复邮件或是和其他同事交谈，等等。

搁置一段时间的优点是可以暂时和需要确认的内容分离开，然后从全新的角度去检查内容。这样就能在第三次检查中发现前两次没有发现的小问题。

也许你会觉得时间紧张，无法做到一遍又一遍地检查。

不过，一旦你养成“检查三次”的习惯，就会发现检查所花费的时间是非常少的。

有时，一个小错误会对工作整体造成很大的影响。同时也会因为这个小失误失去好不容易获得的上司和同事的信赖。

换句话说，这种看似“麻烦”的检查其实也是在保护自己。

最后一点也是最重要的第四项—不要感到沮丧。人总是在遭遇失败时就变得畏首畏尾。下一次遇到同样的问题，会因为过度紧张而出现更大的失误。因此，当你失败时，你可以这样对自己说：“没关系，只是工作上的失误罢了，又不会要命。”像这样，平复心情，调整状态，然后重新再来。

在任何时候都要做到“检查三次”。

04会议记录会议笔记要做到可以直接演讲的程度

会议记录就是会议内容的归纳总结。虽然会议记录并不是正式文件，也不会给客户看，但有时需要给上司过目。

公司内部用的资料虽然简单，但是每一份会议记录中都会有你完成这份记录的印记。所谓“笔记可大可小，可轻可重”。

如果是工作能力十分出色的上司，他们只要翻一下会议记录就知道部下的工作能力。我想大部分人都觉得“上司怎么可能凭借笔记就做出判断呢？”其实，正是因为会议笔记很简单，所以才越是要花大力气去做好。你的会议笔记是否简明扼要地总结了要点？是否能让那些没有出席会议的人在读过后能够了解所有的会议内容？

最重要的是你在何种程度上把握了会议的内容，是否有认真参与会议。

为什么会这么说呢？因为如果你只是“大致”地做会议记录，也就代表了你只是“大致”地听下会议而已。

并不是只有能够做出十分显眼的事的人才能够获得上司的认可。从日常工作中踏踏实实的态度中也能获得上下级的信赖，获得很好的评价。

从现在开始，请你做好会议笔记，而且要达到能够直接用来做 PPT 讲演的程度。这样自己的工作才能提高一个层次，做笔记的能力也会有所提高，这样对自己的工作也会有更多的帮助。

不断地做好简单的会议笔记，积累大量的经验，以后参加重要的会议或制作文件时，也能制作出优秀的资料总结，让周围的人和上司都对你刮目相看。

所有人都会浏览会议记录，会议记录的作用就是要让没参加会议的人也能够明确整个会议的内容。提高会议记录的完成度的两个关键点是：

1. 将要点提炼成简短的关键词，简明扼要。

 2. 尽量网罗会议中所有的重要信息，但要精减文字量。

请不要忘记，你的工作远比你想象的要重要。

越是简单的工作，上司就越会注意结果。

05统一处理牢记“一心多用”是基础中的基础

据说从原始时期开始男性就不擅长同时处理多个任务。其实这只不过是因为男性没必要同时完成多个任务罢了。男性的能力主要体现在捕猎养家，抵御外敌入侵这些方面。

所以，男性并不是无法做到同时处理多个任务，而是没必要。其实男性也有能力完成多项任务。

为了完成多项工作，首先最重要的是“眼观六路，耳听八方”。同时，“大脑保持 24 小时高速运转”。要在平时的工作中养成观察周围情况的习惯。这样才能注意到有哪些工作还没有完成，以及遗漏工作，甚至还能提醒同事注意某些失误，增加帮助别人的工作的机会。尤其是注意到自己工作中的问题，能够提前把损失减少到最小。

另外，还应该充分利用上下班的通勤时间。例如，确认接待客户的酒店的地址、安排乘用车、思考如何推进下午的工作，等等，训练自己在工作时间内让大脑保持高速运转。

经常问自己：“除了我目前负责的这个工作外还能做什么？”并养成这种习惯。

提高工作速度的窍门就是除了运转大脑外，还可以不断活动自己的手、脚，以及身体的其他部位。也就是说要把自己的全身心调动起来，全力以赴地工作。

就像人们跑马拉松想快速跑完全程时，会有意识地加快双腿摆动的频率。跟这个感觉相似，大脑和身体是相互联系的，应该让两者联动起来一起工作。

“一心多用”可以让你在各种情况下快速地完成工作。

例如，本来准备加班做的工作却以很快的速度提前完成，还能开始准备第二天的工作。这种人就会获得“能快速完成工作”“有能力”这样的评价。

在工作中学到的同时处理多个任务的技能，也能为自己的生活带来很大变化。一次性做完多项工作，腾出来时间做自己的事，处理生活中的事也能做到游刃有余。

养成寻找是否还有我能完成的工作的习惯。

06预先准备通勤时间也是当天工作的准备时间

关于如何利用上下班的通勤时间这件事，做到上班和下班时间做 180°相反的事是最为理想的。下班就是放松的时间，放松自己工作中紧绷了一天的神经，做一些自己喜欢的事。

但是，上班则是一天工作的开始，是非常重要的准备时间。是否能够充分利用这个时间，会对当天的“工作效率”带来很大影响。

在早上的地铁或公交中有些人会选择打游戏、听音乐来打发通勤时间。不过针对不想因工作的失误而被上司训斥的人，我并不推荐这样的做法。

无论游戏如何好玩，还是应该选择在下班时间玩。上班途中先做好当天工作的准备。

首先是确认一天的工作日程。思考有哪些工作需要做，依照什么样的顺序完成效率才会更高，是否遗漏了一些工作。

这时，用手机做记录可以避免出现遗漏。能用手机接收邮件的人应该尽量在到公司前大致浏览一遍邮件的内容。

这样到公司后便可以着手应对邮件内的工作。

安排好当天的工作后，在脑中回忆一下是否有遗漏的工作。如果还有时间，可以浏览当天的新闻，了解国内外发生的事情。

不仅如此。地铁上的广告，别人正在读的报纸，等等，对我们有用的信息其实随处可见。即便是周围人的聊天内容可能也会为我们带来工作中的灵感。

请牢记：获得的信息越多，对工作就越有帮助。

通勤时间比较短的人可以早起15分钟来进行这个练习。

如果能够充分地利用通勤时间，会大大提高当天的工作质量。请尝试这个方法，相信你一定能亲身感受到它的效果。

早上的通勤时间就是用来准备当天的工作，并收集信息的时间。

07惯性思维工作状况瞬息万变，要抛掉“思维定势”

总是想着“我经常就是这样处理工作”，或是“某人就是这么说的”，其实是非常危险的。如果是第一次接触的工作，一定会有紧张感。但熟悉了的话，我们就不会太紧张了。也就是说在做“熟悉的”工作时出现了惯性，而惯性则会让人散漫。

如果工作上出现了变动，而惯性思维让我们依然是按照一般的方法去处理的话，一定会出现工作上的失误。

同样的，“那个人就是这么说的”也和“好像在哪儿读到过”一样，都是属于毫无根据的说法。就算上司真有这么说过，也要自己先去确认，这样出现糟糕的结果的话，也能够自保。

我有一个工作习惯就是“无论什么时候都必须亲自确认信息”。

实际上，这也是从很多次惨痛经历中得出的教训。想当然地认为“前辈都这么说过”“总是关照我的人也这么说过”，自己却没有积极确认，到最后才知道这些信息其实是错误的。

结果不用说，自然少不了上司的训斥。

无论这个人多厉害，他提供的信息也不一定都是正确的。正因为如此，在任何情况下都要做到“亲自确认信息”，自己对自己负责。

亲自确认信息并不是不相信别人、质疑别人。而是心怀感激地接受别人带来的信息，在这个基础上“为了自保，才要自己去确认”。

每天都要完成的工作其实并不是完全一成不变的。因此，要把每天的每一项工作当成“新的项目”来对待，无论多麻烦都要自己亲自确认。无论多么有自信也不要“过度自信”，要认真地调查所有相关信息。

在这个基础上，每天带着不一样的心态去观察工作情况和工作伙伴，充分把握工作状况，仔细分析后作出应对。只需要花一点时间做准备，工作效率就能得到大幅度的提升。

抛开思维定势，亲自确认工作信息，提高工作质量。