会议策划与组织（21世纪高等院校秘书学专业系列教材；中国高等教育学会秘书学专业委员会专家审定）

作者：杨锋

书号：334523

定价：￥49.8 元

字数：396 千字

印次：1-1

开本：16

出版时间：2025-02-15

ISBN：978-7-300-33452-3

包装：平

内容简介

本书系统地阐释了会议策划与组织的原理、规则和一般操作规范，融合智能化办公的方法，在对国内外会议策划与组织成果进行总结的基础上，将理论与实践结合在一起，为课堂教学预留讲授的空间，帮助学生更好地掌握组织一场会议的实操要领。本书知识线索清晰，要点归纳全面，贴近教学实际需求，是一本与时俱进的会议管理教材。

本书编写特色

？ 注重理论与实践相结合，用理论指导实践。

？ 突出开放性、前瞻性和信息量大的特点。“案例”“知识链接”模块帮助读者打开思路，拓展视野，从不同层面、不同角度掌握知识，认识会议，参与会议工作实践。

？ 知识传授与思想教育相结合，将思政内容纳入教材系统。

？ 注重会议策划和会议组织能力的培养和训练。各章设有“思考与练习”栏目，专设章节讲述“秘书会务工作教学实训”，另附有秘书学与现代文秘专业优秀教师的教案，供教学参考。

？ 适应办公网络化、智能化的需要。

本书适合作为秘书学、现代文秘、管理学、旅游与会展以及相关专业的“会议策划与组织”课程教材，也可作为在职秘书、行政助理、机关职员等提高会议策划与组织能力的参考读本。

作者介绍

杨锋，广州大学人文学院秘书学系原主任，中国高等教育学会秘书学专业委员会副理事长，广东省秘书学会副会长、行政联盟专家组成员。长期从事秘书学基础理论研究和会议管理实践研究。主编《秘书学概论》（第二版）（高等教育出版社2021年）、《秘书实务》（第三版）（中国人民大学出版社2020年）、《秘书工作案例与分析》（第二版）（暨南大学出版社2016年）等多部教材。为“现代秘书学系列教材”（暨南大学出版社）与“21世纪高等院校秘书学专业系列教材”（中国人民大学出版社）丛书主编与总策划者。

目 录

第一章 会议概述

第一节 会议的含义与属性

第二节 会议的作用

第三节 会议的构成要素

第四节 会议类别

第五节 会议规则

第六节 常见会议实例

第二章 会议的起源与发展

第一节 会议的起源

第二节 社会宏观管理层面会议的发展演变

第三节 网络视频会议与会议产业发展

第四节 会议发展演进的规律

第三章 秘书与会务工作

第一节 会务工作

第二节 秘书在会议中的作用

第三节 秘书办会需具备的条件

第四节 会务工作机构

第四章 会议策划与策划方案

第一节 会议的策划

第二节 会议策划方案的制定

第五章 会前准备工作

第一节 会议材料准备

第二节 会场布置与座次安排

第三节 发送会议通知与准备会议证件与物品

第四节 会前联络与沟通

第五节 生活服务准备

第六章 会间服务工作

第一节 报到与签到

第二节 会议记录

第三节 会议选举与表决

第四节 会间危机管理

第五节 会议主持工作

第六节 会间文化活动的安排

第七节 会间餐饮服务

第八节 会间住宿服务

第九节 茶歇与摄影

第七章 会后落实工作

第一节 会场善后工作

第二节 会议文件的清退与立卷归档

第三节 会议经费结算

第四节 会议评估

第五节 会议总结

第八章 会议文书

第一节 会议通知

第二节 会议请柬

第三节 会议邀请函

第四节 会议纪要

第五节 会议简报

第六节 会务工作总结

第九章 会议财务管理

第一节 会议财务管理的概念与内容

第二节 会议财务预测

第三节 编制会议预算

第四节 会议资金管理

第五节 会议成本控制

第十章 秘书会务工作教学实训

第一节 会议方案策划教学实训

第二节 会前准备工作教学实训

第三节 会间服务工作教学实训

第四节 会后落实工作教学实训

第五节 视频会议组织教学实训

附录 “秘书会议策划与组织”课程优秀教案选录

精彩样章

第三节 网络视频会议与会议产业发展

一、网络视频会议

（一）网络视频会议的含义

视频会议是通过视频会议系统实现的会议。视频会议系统，英文为（video confereces system），是指两个或者两个以上不同地方的个人或群体通过传输线路及多媒体设备，将声音、图像、影像、文字及文件资料等分送到各个与会者的计算机上，使不在同一地理位置的与会者可以共聚一处，通过图像、声音等多种方式互传，实现即时沟通，以实现会议目的的系统设备。视频会议系统包括软件视频会议系统和硬件视频会议系统。

视频会议作为目前较为先进的通信手段，只需通过互联网，即可举办高效高清的远程会议，在提供沟通效率、缩减会议成本、提高管理成效等方面具有得天独厚的优势。近年来，视频会议的应用范围迅速扩大，在政府部门及科技、医疗、教育的各领域随处可见，涵盖了社会生活的方方面面。

（二）网络视频会议的特点

（1）功能丰富多样。网络视频会议的软件不只局限于语音，还有屏幕共享、文件播放共享、文件群发、多会议并用等丰富的即时通信功能。

（2）场地使用灵活。网络视频会议软件不仅可以设置为会议室到会议室，也可以是非会议室，局域网内还可以与跨互联网的移动电脑进行视频会议。

（3）节省会议成本。网络视频会议由于会议场地使用的灵活性，大大节省了会议成本。传统会议所需的交通费、住宿费、餐饮费、差旅补贴等费用被节省，与会者往来所耗费的时间也被节省，节约了资源，提高了工作效率。

（三）网络视频会议的发展

网络视频会议的发展是随着网络视频会议系统的发展而发展。随着网络视频会议系统向着更加专业化、规范化、标准化的方向发展，网络视频会议的应用将更加广泛。

网络视频会议系统的发展经历以下四个阶段：

1初创阶段

第一代视频会议产品的代表是可视电话，诞生在美国，于1964年由美国费尔实验室研制成功。可视电话一经问世，便得到了社会的广泛认可，特别是“9？11”事件之后，美国出现了大规模采购和使用视频会议的热潮。由于创建初期没有形成行业规范，各企业产品自成标准，难以实现互联互通。加之创建初期网络状况不稳定，宽带的使用也不够理想，限制了视频会议的传输速度，难以实现动态的视频图像。因此，当时的视频会议系统仅仅在商用视频通信中使用。

2制定并统一标准阶段

20世纪90年代，视频会议系统进入高速发展阶段。随着互联网的飞速发展和网络宽带的提升，基于互联网的硬件方式的视频会议系统和纯软件方式的视频会议系统得到广泛应用。90年代初期，国际电讯联盟（International Telecommunication Unio，ITU）发布了H320协议，从而解决了不同品牌视频会议之间的兼容性问题。此协议的诞生，标志着视频会议系统逐渐成熟，在视频会议系统标准化历史上占据着及其重要的地位。

3互联网助推阶段

20世纪90年代后期，随着互联网的迅速发展和普及，社会对视频会议业务的需求急剧增加，从而促进了视频会议产品的发展。多点控制单元（multi control unit，MCU）被第一次提出，实现视频会议数据信息的交叉传送，进一步提高了视频会议数据的通信效率。进入21世纪，随着网络宽带信息传播速度的提升，流媒体广播技术得到广泛使用和普及，会议系统呈现小型化、便携化、多用途的特点，除支持传统的视频会议外，在线采访、商业路演、远程现场会、推销直播等功能得到发展。2006年，高清视频会议产品的出现，拉开了高清视频会议系统的序幕。

4云视频会议阶段

云计算时代的到来助推了云视频会议的发展。近年来，基于云计算的云视频会议正在迅速发展，云视频会议的优势在于除了能够基于软件形式将个人终端（手机、笔记本电脑、平板电脑）便捷接入，还能够接入专业的硬件视频会议终端设备，从而实现会议室场景和个人移动端场景的全覆盖。云视频系统凭借接入方式灵活、建设成本低、新功能迭代快、使用便捷、覆盖面广等优势，逐步成为主流视频会议系统。