本书从定盘子、搭好台、严组织、收好尾等几个步骤，系统讲述了办会的几大招法，并对会议的发起、议题、形式、规模、时间、地点以及方案的策划、文件的准备、通知的印发、票证的制作、人员的编排、会务的保障、会场的布置、座次的排定、会议的安保、新闻的报道、会后的评估等细节进行了讲解，严谨而细密，书后附有常见会议的组织招法以及处理会议过程中各种情况的应对技巧。

第1步 定盘子——确定议题

 一、会议的发起有动议

 二、会议的议题要确定

 三、会议的形式要恰当

 四、会议的规模要适中

 五、会议的时间要合理

 六、会议的地点要合适

 七、会议前的初步准备

第2步 “搭好台”——会前筹备

 一、把会议方案策划好

 一、把会议方案策划好

 （一）会议筹划的基本要点

 （二）会议筹备方案的策划

 二、把会务机构组建好

 （一）会务机构的设置原则

 （二）会务机构的设置形式

 （三）会务人员的职务名称

 （四）会务机构的具体分工

 三、把会议机构协调好

 （二）注意事项

 四、把会议文件准备好

 （一）会议议程表和日程表

 （二）会议签到表（簿）

 （三）领导讲话稿

 （四）会议主持词

 （五）会议须知

 （六）其他会议资料

 （七）会议文件的审核、装订、备份

 五、把会议通知印发好

 （一）会议通知的基本内容

 （二）会议通知的结构与写法

 六、把会议票证印制好

 （一）会议证件的作用

 （二）会议证件的种类

 （三）会议证件的制作

 （四）会议证件的内容格式

 七、把会议用品准备好

 （一）常用文具用品

 （二）指引标志用品

 （三）会场装饰用品

 （四）生活卫生用品

 （五）准备专门用品

 八、把参会人员编排好

 （一）确定参会人员范围

 （二）与会人员编排分组

 九、把生活保障安排好

 （一）安排会议食宿

 （二）车辆的保障

 （三）卫生的保障

 （四）通信的保障

 （五）安全的保障

 十、把文体活动筹办好

 （一）活动原则

 （二）活动内容

 （三）注意事项

 十一、把会场布置整合好

 （一）会场整体布局的要求

 （二）会场整体布局工作流程

 （三）会场布置形式与内容

 十二、把座次排定好

 （一）主席台座位排列

 （二）主持人席位

 （三）发言者席位

 （四）与会人员座次排列

 十三、把接站工作筹划好

 （一）汇总抵达信息

 （二）确定迎接规格

 （三）安排接站人员

 （四）安排接站车辆

 （五）准备接站标志

 （六）迎候参会人员

 十四、把会议安保落实好

 （一）制订会议安全保卫工作方案

 （二）会前安全保卫部门应做工作

 十五、把应急预案拟定好

 （一）人员问题及应对方案

 （二）行为问题及应对方案

 （三）健康与安全问题及应对方案

 十六、把会前检查落实好

 （一）会前检查的内容

 （二）会前检查程序

 （三）及时与领导沟通

 十七、把会议代表慰问好

 （一）安排领导看望

 （二）领导即席讲话

第3步 严组织——会中服务

 一、会议签到

 （一）签到的方法

 （二）签到的目的

 二、预备会议

 （一）预备会议的通知

 （二）预备会议的范围

 （三）预备会议的内容

 三、会场组织

 （一）主要工作内容

 （二）处理应急事项

 四、领导活动

 （一）提前报告

 （二）合理安排

 （三）熟知程序

 五、大会发言

 （一）发言的形式

 （二）发言的顺序

 （三）发言的安排

 六、会议记录

 （一）会议记录的作用

 （二）会议记录的写法

 （三）会议记录的类型

 （四）会议记录的重点

 （五）会议记录的技巧

 （六）会议记录的核对

 （七）会议记录的要求

 七、分组讨论

 （一）分组讨论的任务

 （二）分组讨论的原则

 （三）分组讨论的引导

 （四）分组讨论的要求

 八、组织参观

 （一）做好选点考察的准备

 （二）做好编组与安全工作

 九、接见合影

 （一）做好必要准备

 （二）搞好现场指挥

 （三）备好领导讲话

 十、会议简报

 （一）会议简报的作用

 （二）编印简报的要求

 十一、会议值班

 （一）明确会议值班的任务

 （二）做好会议值班的记录

 （三）制定会议值班的制度

 （四）编制会议值班表

 十二、安全保卫

 （一）安全保卫工作的主要内容

 （二）安全保卫工作的基本要求

 十三、会议保密

 （一）会议保密工作的等级

 （二）会议保密工作的内容

 （三）明确会议的保密纪律

 （四）把好会议保密的关口

 十四、各类保障

 （一）会议的食宿管理

 （二）会议的交通保障

 （三）会议的医疗卫生

 （四）会议的通信保障

 十五、会议报道

 （一）会议报道的原则

 （二）媒体接待的程序

 （三）与媒体沟通的方法

第4步 收好尾——会后工作

 一、离会服务要友好

 （一）离会服务的作用

 （二）离会服务的内容

 （三）送别与会的人员

 二、会议文件要存好

 （一）收集会议文书

 （二）整理会议记录

 （三）整理会议录音

 （四）印发会议纪要

 （五）整理汇编文件

 三、会议现场要理好

 （一）清理宣传用品

 （二）清理会议资料

 （三）清理会场设施

 四、会议评估要用好

 （一）会议评估的内容

 （二）会议评估的方法

 五、会议经费要结好

 （一）结算项目

 （二）结算程序

 （三）注意事项

 六、会务总结要搞好

 （一）会务总结的内容

 （二）会务总结的要求

 （三）会务总结写法

 七、决办事项要督好

 （一）决办事项的传达

 （二）决办事项的催办

 （三）决办事项的反馈

附录一 常见会议的组织

 第一类 办公会

 第二类 工作汇报会

 第三类 工作部署会

 第四类 总结表彰会

 第五类 协调会

 第六类 座谈会

 第七类 动员和誓师大会

 第八类 现场观摩会

 第九类 经验交流会

 第十类 典型报告会

 第十一类 主要领导调整交接会

 第十二类 庆祝会

 第十三类 欢迎会

 第十四类 欢送会

 第十五类 茶话会

 第十六类 联谊会

 第十七类 报告会

 第十八类 新闻发布会

附录二

 一、应需而生的视频会议

 二、沟通无极限的电话会议

 三、会议主持人主持的技巧

 四、主持“解决问题的会议”的技巧

 五、主持好政策性研究会的技巧

 六、处理会议中的争执和分歧的技巧

 七、处理会议中的反面意见的技巧

 八、处理会议中的意外情况的技巧

附录三 中央和国家机关会议费管理办法（2016版）

附录四 中共中央办公厅、国务院办公厅《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》（2014版）

主要参考书目

杨冰，男，曾用笔名冰洋。毕业于南京政治学院新闻系（现国防大学军事文化学院），后进修于中共中央党校、北京师范大学，中国石油大学客座教授。

长期在机关工作，撰写公文材料数百万字，著有机关类图书《像领导那样思考》（华艺出版社），《大手笔：笔杆子是这样练成的》（国家行政学院出版社）等，另著有文学及社科类图书近30部，发表诗歌散文过万篇，曾获中国图书奖，天津畅销常销书奖，全国科教影视类作品一等奖，全国诗歌征文一等奖等多项。

第1步：定盘子——确定议题

我们组织任何一种会议，都应有一个“盘子”。这个“盘子”，就是确定议题。这一步骤中，主要有以下几个方面的工作：

一、会议的发起有动议

没有无缘无故的会。既然组织开会，总得有个动议，这个动议就是为何开会？需不需要开？起因是什么？动机是什么？要达到什么目的？

有的会议涉及几个部门，跨不同行业，组织好一个会议实在不容易。酝酿和发动是关键的一步。对于一些经济、技术、文教领域里的业务性会议，其酝酿和发动与人大、政协、党代表等会议不同，起因、动机、首先倡导者也不相同：

有的会议来自上面：某位领导指示，或在某个重要会议上提出要召开某种会议；

有的会议来自下面：基层提出一些问题，或在实际工作中出现了新形势、新问题，迫切需要召开某种范围内的会议进行研究，这种会议的动议来自基层，首先倡导者或是基层单位，或是某个具体主管部门；

有的则来自其他缘由：某项工作开创多少周年了，其工作发展到新的时期，需要总结提高，需要开个带有庆祝、纪念意义的会议，而目的在于做好新形势下的工作，因而往往带有经验交流或总结性质；

有的则是例会：年终工作总结大会、经济工作会议等几乎每年在固定时间内召开。当然，每次会议的重点或侧重面也有所不同。发动这种会议都是来自上面。

这里要讲的会议的酝酿和发动工作主要是来自基层的、由具体主管部门发起的会议。

开会是必要的。如果想推动工作，或总结提高我们的工作，或贯彻一项新的意图，或开辟一项新的工作，或贯彻上级的精神，就不能不开会。

若是上级指示要开会，只要按上级的旨意去筹备就是。当然参与筹备的成员也要发挥其主观能动性，把筹备工作做好，将上级的精神通过会议传达落实到基层去。

若是从基层反映上来的意见，由具体的部门提出的开会动议，其筹备发动工作就相对复杂些，工作也多些，甚至需要有关人员奔走呼吁。要将来自基层的意见、开会的动议变成领导机关的意志，变为领导机关的动议（或决议），这就需要写报告，请上级批准召开这个会议，甚至是代领导机关起草开会通知，即以机关的名义或以几个部门领导机关的名义召集会议，这样的会议更具有权威性，会议形成的决议性内容也更具有号召力和推动力。

为了使领导机关或几个部门各自的上级领导机关，支持并批准开会的动议，就要事先酝酿出开会的宗旨，提出开会的必要性、可行性等，即写出会议的方案。

二、会议的议题要确定

开会是一种重要的工作方式。会议目标决定会议议题，会议议题为会议目标服务。一般说来，会议议题的来源主要有几个方面：

（1）来自上级机关和领导安排的事项。

（2）来自下级单位和部门提交的、需要以会议形式进行研究和决定的事项。

（3）通过调研向有关单位和部门搜集来的、需要进行研究和决定的事项。

（4）有重要事情需要集中传达。

（5）有问题需要多个部门或单位协调解决。

具体说来，确定议题有以下几个方面的要求：

一是明确会议目标。要根据会议的目标确定会议议题，把为实现会议目标服务的议题列入会议研究和讨论的范畴，而与会议目标无关或偏离会议目标的议题就应当舍弃。任何会议，都不存在没有议题的会议目标，也不允许存在脱离会议目标的议题。

二是衡量议题价值。一般来讲，凡是属于影响全局工作的议题，都是有较大价值的议题，可以列入会议研究和讨论的范畴；而只对局部工作产生影响，或本应当由基层部门或个人分工负责解决的问题，则属于无价值或价值不大的议题，不应列入会议研究和讨论的范畴。

三是把握可行性原则。议题的可行性是指议题中所涉及的需要解决的问题应当具备解决的初步条件，如果把背景不清、解决条件不成熟的议题提交会议研究和讨论，将会出现议而难决、决而难行的情况。这就要求在确定和提交议题之前进行必要的调查研究，对拟提议题的背景情况和解决条件进行审核，去掉那些目前还不具备解决条件的议题。

四是议题具体明了。议题的明确清晰对于提高会议效率、保证会议质量非常重要。议题的表述要简洁明了，不能抽象空洞，不能啰唆杂沓；要提供相关的说明性材料，以便于参会人员在讨论和决策时参考。明确的议题是形成会议决议的前提之一，所以会议议题切不可含混不清，无边无际。

五是议题安排适量可控。一次会议议题的数量必须有一定的限度，要根据会议时间的长短对议题数量进行严格控制，不要在一次会议上罗列多个议题，这样在有限的时间内可能会导致议而不透，或者使会议时间变得冗长，无法让参会人员集中精力来开会。一次会议议题既不能安排过多，也不能太少。过多，因与会人员的精力所限，可能议得不深不透，从而难以统一思想认识，议而不决，使会议收不到应有的效果。太少，又会使会议过于松散，浪费时间。当会议议题较多时，要注意分清主次和轻重缓急。一般情况下，重要的和急需解决的问题，应当安排在前面，一般性问题放在后面。因为会议前期人们的精力比较充沛，议事效率较高，把重要的和急需解决的问题放在前面，便于集中精力研究解决。有时有些议题虽然很重要，但议决的难度较大，可按先易后难的原则放在后面，先议比较容易解决的问题，以提高议事效率。

六是议题尽量相近。一次会议上的议题应当存在内在联系，尽量将那些内容相近、相互关联的议题放在一起来研究和讨论。尤其要将最重要的、最紧急的议题排列在最前面，有利于相关单位、部门和人员共同协商，也有利于集中精力突破重点，同时也有助于减少不必要的参会人员，避免会议规模无限地扩大。如果在一次会议上安排几个不相关的问题，跳跃性太大，势必会影响会议的效果，更达不到会议的目的。

会议议题一般应当由领导或领导集体确定，会务工作人员应当根据领导的意图，负责收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，向领导提出建议，供领导决断。有些会议，如党、团组织的代表大会的议题，要通过法定的程序来确定。

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4步办好会，里里外外都满意。

会议是制定计划、获取信息、解决问题、抑扬褒贬、建立联系、制定新决策或检查旧决策出现的问题的主要手段。所以毛泽东同志指出：开会是一种重要的领导方法。1955年，毛泽东在扩大的中共七届六中全会上作结论时指出：“要不犯错误，就要注意领导方法，加强领导”；“一年开几次会，或者大会或者小会，解决当前发生的问题。如果有问题，就要从个别中看出普遍性。不要把所有的麻雀统统捉来解剖，然后才证明‘麻雀虽小，肝胆俱全’。”如此看来，开会是大有学问的。

本书严格按照中央八项规定要求编写，提升个人能力、做好机关工作的得力助手。